Od 2026 roku faktury B2B w Polsce przechodzą przez Krajowy System e-Faktur. Koniec z PDF-ami w mailach - faktury trafiają do centralnego systemu i stamtąd są pobierane przez nabywcę.
Dobra wiadomość: Do końca 2026 roku nie ma kar za błędy związane z KSeF. To czas na naukę i wdrożenie.
Kiedy KSeF staje się obowiązkowy?
| Kto | Od kiedy |
|---|---|
| Firmy z obrotem > 200 mln zł (2024) | 1 lutego 2026 |
| Pozostali podatnicy VAT | 1 kwietnia 2026 |
| Najmniejsi (limit 10 000 zł/mies.) | 1 stycznia 2027 |
Ważne: Od 1 lutego 2026 wszyscy muszą odbierać faktury przez KSeF, nawet jeśli jeszcze nie wystawiają.
Co nie musi iść przez KSeF?
- Faktury dla konsumentów (B2C) - dobrowolnie
- Bilety komunikacyjne (PKP, LOT, autostrady)
- Usługi finansowe zwolnione z VAT
- Faktury VAT RR (od rolników)
- Sprzedaż przez OSS/IOSS - zakaz KSeF
Limit 10 000 zł dla małych firm
Do końca 2026 roku możesz wystawiać poza KSeF, jeśli Twoja miesięczna sprzedaż brutto nie przekracza 10 000 zł. Po przekroczeniu limitu - zostajesz w KSeF na stałe.
Co się zmienia w praktyce?
- Faktura bez numeru KSeF = niewystawiona
- Noty korygujące znikają od 1 lutego 2026 - wszystkie korekty robi sprzedawca
- Biuro rachunkowe pobiera faktury bezpośrednio z KSeF
- Faktury przechowywane 10 lat w systemie
Jak się przygotować?
- Sprawdź program - czy obsługuje KSeF 2.0
- Wygeneruj certyfikat - w panelu MCU (mcu.mf.gov.pl)
- Nadaj uprawnienia - biuru rachunkowemu i pracownikom
- Przetestuj - wystaw kilka faktur testowych
Dla spółek osobowych i sp. z o.o. - najpierw trzeba złożyć ZAW-FA do urzędu skarbowego.
Potrzebujesz pomocy?
Wdrożenie KSeF może wydawać się skomplikowane. Pomagamy naszym klientom:
- skonfigurować program i uprawnienia,
- przeszkolimy z obsługi systemu,
- odpowiemy na pytania na bieżąco.
Skontaktuj się z nami - bezpłatnie ocenimy, co musisz zrobić przed obowiązkowym terminem.